现金日记账是根据审核无误的记账凭证登记。
具体登记账簿时应做到以下几项要求:
1、先将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项计入账内,做到数字准确,摘要清楚、登记及时、字迹工整。登记完毕,记账人员要在记账凭证上签名或者盖章,并注明已经登记的符号“√”,表示已经记账。
2、账簿按日期顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应当将空行、空页划线注销,或者注明“此行空白”、“此页空白”字样,并由记账人员签名或盖章。除制度规定允许用红色墨水或者碳素墨水书写,不得用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。账簿中书写的文字和数字一般应占格距的1/3,以便留有改错的空间。
3、必须每天定期结出账户的余额,每一账页登记完毕,接转下页时,应当结出本页合计数及余额写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样,也可以将本页合计数及金额只写在下一页第一行有关栏内,并在摘要栏注明“承前页”字样。
4、账簿记录错误的更正方法。如果会计账簿记录发生错误,不允许用涂改、
挖补、刮擦或者用药水消除字迹等方法更正错误,也不允许重抄,应当根据错误情况,按照规定的方法进行更正。如果是账簿登记发生错误,应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有的字迹仍可辨认,然后在划线上方填写正确的文字或数字,并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字,应当全部划红线更正,不得只更正错误的数字;对于错误的文字,可只划去错误的部分;对于记账凭证错误而使账簿记录发生错误,应当首先更正记账凭证,然后再按更正的记账凭证登记账簿。
5、定期对账。定期与银行送来的对账单进行核对,每月与会计进行定期和不定期账证相符、账账相符、账实相符。
6、定期结账。日记账应该按日结出余额,日结可逐笔查询余额,但也可以每隔五笔结一次余额,每日的最后一笔应自然结出当日余额,不必另起一行。有的会计在进行现金日记账日结时,总是另起一行,摘要栏内写“本日合计”,同时结出本日合计及余额,这样做当然可行,但是一个月要另起三十行既占篇幅,又没有必要。
7、一般月结的方法是在本月最后一笔记录下面划一条通栏单红线,并在下一行的摘要栏中用红色字居中书写“本月合计”同时在该行结出本月发生额合计及余额,然后,在“本月合计”行下面再划一条通栏单红线。
8、年末各账户按前述方法进行月结的同时,在各账户的本年最后一笔记录下面划通栏双红线,表示“年末封账”。
9、没有余额的账户,应当在借或贷栏填写“平”字,并在余额栏“元”位填写θ表示。
10、结转下年时,凡是有余额的账户,都应在年末划通栏双红线,并在下面一行摘要居中红笔注明“结转下年”字样。转入下年新账时,第一笔摘要栏内红笔填写“上年结转”即可。
一般现金日记账是根据现金付款凭证来登记的,现金付款凭证是根据现金报销凭证来做的。
如果是非常小的单位有可能不分现金银行存款还是转账,只做记账凭证,在这种情况下,现金日记账是根据记账凭证来登记的。
现金日记账是根据原始单据来记录的,它按发生的时间序时登记,做到日清月结,而记账凭证是业务发生后做的,而且它的编号不一定是序时的。