怎样用Word制作标准格式公文操作实例

2025-03-29 02:29:06

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回答1：

下面，我们就以山东电建二公司《关于表彰
2006
年投产机组突破
500
万千瓦功臣集
体和功臣个人的决定》
这份公文为例，
展示一下用
word
制作标准格式公文的全过程。

（一）页面设置——

1.
新建一个
word
文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，
选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为
A4
；

2.
选择“页边距”选项卡，
首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页
边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上
37mm
，下
35mm
，内
28mm
，外
26mm
。最后点“确定”。

（二）制作发文机关标识——

1.
在文档的第一行输入一个回车符，
并把这个回车符的大小和行距都设置为
71
磅，
即
25mm
。

2.
在文档的第二行输入“山东电建二公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，
对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”
选择框中，
选择“小标宋”
（如果电脑中没有，
可以从网上下载安装，
或者用宋体代替）
，
在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的
宽和高都是
62
磅，
也就是
22mm
，
在“字体颜色”选择框中选择红色；
选择“字符间距”
选项卡，
在“缩放”选择框中选择“68%”，
使单个字的宽度缩小为高度的
68%
，
即
15mm
。
点击“确定”，完成发文机关标识的制作。

3.
选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62
磅”，单击确定。

（三）确定并标识发文字号——

1.
在文档的第三行和第四行分别输入大小为
3
号字的回车符，
并把这两行的行距都
设置成“固定值”“16
磅”，即
3
号字的高度值，这样就根据《格式》的要求，在发文
机关标识下面空出了两行的位置。

2.
根据公文内容拟定发文字号，比如“鲁电〔
2006
〕
26
号”，用
3
号仿宋体字居中
排布在文档的第五行。

3.
选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16
磅”。

（四）标注红色反线——

1.
在文档的第六行，输入一个大小为
11
磅即约
4mm
的回车符；

2.
选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11
磅”。

3.
在第六行回车符的下面插入一条长度为
156mm
宽度为
1mm
的红色反线：
单击“插

入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行
的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择
“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为
“2.8
磅”，即
1mm
。单击“确定”，完成线条格式设置。

（五）设置标题——

1.
在文档的第七行和第八行分别输入一个
3
号字大小的回车符，
并把这两行的行距
都设置成“固定值”“16
磅”；

2.
在文档的第九行和第十行输入公文的标题，（因为该公文标题较长，需占用两行
的位置）并设置成
2
号小标宋，居中排布。同时，把两行的行距设置成“固定值”“33
磅”。因为
2
号字的高度是
22
磅，把行距设置成
33
磅，就是使用了
0.5
倍行距，从视
觉效果上看比较美观。

（六）设置主送机关——

1.
在文档的第十一行输入一个
3
号字大小的回车符，
并把这一行的行距设置成“固
定值”“16
磅”；
2.
在文档的第十二行输入主送机关名称，
并设置成
3
号仿宋体，
居左
顶格排布，后标全角冒号。
/
考·试·大
/
然后，把这一行的行距设置成“固定值”“16
磅”；

（七）设置正文——

1.
自文档的第十三行起，输入公文的正文，每自然段首行左空
2
字，回行顶格。

2.
输入完毕后，选择全部正文，设置成
3
号仿宋体字，行距为“固定值”“28.8”
磅。根据公文格式标准一般情况下正文每页排
22
行，每行排
28
个字的要求，正文的行
距应该设置为
28.8
磅。

（八）设置成文日期——

成文日期的标注位置需要经过计算。对于单一机关发文来说，成文日期的标注位置
应该满足加盖印章时“印章上距正文
2mm
～
4mm
，
下压成文日期”的要求。
由于一般机关
或者企事业单位的印章直径都是
45mm
，加上与正文的距离
2mm
～
4mm
，这就要求成文日
期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在
47mm
～
49mm
之间。这个距
离减去成文日期字符本身的高度
16
磅，
即
5.6mm
，
则需要在正文的最后一行与成文日期
之间空出一个
41.4mm
～
43.4mm
的距离，换算成磅值，就是
117
磅～
123
磅。因此：

1.
在正文最后一行的下面输入一个高度为
117
磅～
123
磅的回车符，然后把这一行
的行距设置为与回车符高度相等的“固定值”；

2.
在空行的下面输入成文日期，并设置成
3
号仿宋体字，采用右对齐方式；

3.
把光标放在成文日期的最后，连续输入
8
个空格，以满足《格式》中单一机关发
文成文日期“右空
4
字”的要求。

（九）设置印发机关和印发日期——

把光标放在公文末页的最后一行，输入印发机关和印发日期，并设置成
3
号仿宋体
字，印发机关左空一字居左，印发时间右空一字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识。
比如输入印发机关“山东电建二公司办公室”，“2006
年
12
月
31
日印发”。

（十）标注主题词——

1.
根据公文的标题、正文，结合本单位的主题词表，确定公文的主题词。比如本公
文的主题词可确定为“人事”、“表彰”、“决定”；

2.
把光标放在公文莫页的倒数第二行，用黑体字居左顶格输入“主题词”三个字，
后标全角冒号；

3.
在全角冒号的后面，用
3
号小标宋体字输入“人事”、“表彰”、“决定”这三
个主题词，
/
考·试·大
/
每两个主题词之间输入两个空格，即空
1
个字的位置。

（十一）标注版记间隔线——

单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工
具，
在“印发机关和印发时间”行和“主题词”行的下面各划一条与版心同宽的横线→
双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择线条虚实为“实线”，线条粗细为
“2.8
磅”，即
1mm
。单击“确定”，完成线条格式设置。

（十二）标注页码——

1.
标注单页页码：单击“插入”→“文本框”→“横排”，在单页页面的下页边画
一个与版心同宽的文本框，双击文本框，打开双击文本框的边框，打开“设置文本框格
式”对话框，
选择“颜色与线条”选项卡，
把文本框的线条颜色设置成“无线条颜色”，
单击“确定”；然后，依次在文本框中插入特殊符号“—”→输入单页码如“1”→插
入特殊符号“—”→输入两个空格，选中该行，设置成白体（
Tahoma
）
4
号字，行距
40
磅，即约
14mm
，右对齐，这样就满足了一字线距版心下边缘
7mm
，单页码居右空一字的
要求。
2.
标注双页页码：单击“插入”→“文本框”→“横排”，在双页页面的下页边
画一个与版心同宽的文本框，双击文本框，打开双击文本框的边框，打开“设置文本框
格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，把文本框的线条颜色设置成“无线条颜
色”，单击“确定”；然后依次在文本框中输入两个空格→插入特殊符号“—”→输入
双页码如“2”→插入特殊符号“—”，选中该行，设置成白体（
Tahoma
）
4
号字，行距
40
磅，即约
14mm
，左对齐，这样就满足了一字线距版心下边缘
7mm
，双页码居左空一字
的要求。

到此为止，如附图所示，一份漂亮的公文就设计完成了，剩下的工作就是打印、装
订和盖章了

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