评估六西格玛整个团队有哪些准备工作:
1、确定一个评估对象
不要试图对所有流程中的员工进行调查,那样所耗费的企业资本太过庞大,反而会影响最终的利润回报。你需要一个特定的员工,尽量避免对其他员工产生干扰,而这个人同时还要对整个流程非常熟悉。
2、建立调查问卷
接受调查的员工,他的下属、经理以及主管参与完成调查问卷。当然,如果你想反映最真实的内容,就不能要求其署名,尽量避免可能的利益关系以及层级间的矛盾,你所关注的应该是被调查者所反映的问题与缺陷,而非针对这个人。问卷调查要以数字分值的形式体现,并伴以相应的评语对分值进行补充或者说明。
3、汇总分析
调查问卷进行完毕之后结果就显而易见了,将分值进行平均计算,评语进行汇总,形成一个调查报告,显示调查中所体现的问题与相关评价。
接受调查者的经理可以查看报告内容,以了解实际工作中所反映的问题。通过对调查报告的了解,经理需要为提高员工工作效率找到一个需要改进或者提高的内容,当然这些都将在报告中体现出来。
4、针对性的解决方案
明确了问题与改进的方式,员工需要总结分析,针对性地制定一个符合自身的行动计划,当然这个行动计划是员工自己制定的,他能够更真切地反映出可能被隐含的问题。
经理负责对行动计划进行评价,给予行动计划以参考或者意见。如果想要行动计划能够顺利实施,就必须得到经理的认可。与此同时,在行动计划中要明确地体现出目标以及时间规划。需要有一个明确的目标体现改善或提高的内容,还要有一个明确的时间限制,整个行动计划的意义就在于它所能产生的质量而非单纯的结果。
5、控制
在被调查者的行动计划实施的过程中,经理的角色十分重要,你需要对过程有所了解以及控制,在需要帮助的时候提供帮助,并在必要的时候控制行为计划的实施进程。总体全面地把握改进或者提高的质量,虽然之后的流程还能对过程中出现的问题进行分析总结,但真实地面对过程中的环境解决问题更加直观有效。
6、反馈与提高
在适当的时机,评估的流程需要重复一次,这里所指的适当的时机没有严格的时限要求,大体可以为半年到一年。将新的评估结果与之前的评估结果进行有意义的对比,有意义的对比针对的仍旧不是所产生的结果。如果相应的目标已经实现当然更好,但对于那些具有挑战性的问题或者缺陷,经理关注的应该是提高的效率,而并非是否达到了要求。如果提高的效率是有意义的,那么结果必然是有意义的。
评估流程的建立并不能产生直接的效果,需要借助一种力量去管理评估流程才能实现它的价值。第三方顾问公司提供的帮助,一般都是专家级别的评估意见。这种第三方的引入最显著的特点就是,费用高,但效果好。第三方的介入还有一点好处,它更容易建立员工对评估方法的信任。最终的结果是,员工可能更加开阔、更加详细地反映出真实的评价,当然这里面隐含了很多有价值的信息。
六西格玛团队准备工作建议如下:
1、做好准备工作
企业的最高管理者在实施六西格玛管理之前应该做认真的准备工作,企业应寻找推动六西格玛管理的驱动因素,建立实施六西格玛管理的紧迫感,并确定怎样将六西格玛管理以最有效的方式引入到组织之中。
这可以由一系列的外部环境分析、水平对比、组织内部评估等构成,以帮助领导人确定最佳切入点。特别是企业的高层管理团队对实施六西格玛管理要达成一致意见,并且将对六西格玛管理的领导力逐层传递出去。
2、做好内部充分沟通
建立实施六西格玛管理的愿景,并就此在企业内部充分沟通。因为对许多人来说并不了解六西格玛管理是什么,以及能为组织和个人带来什么益处。因此,有必要让管理者将清晰的信息传达给他们。
3、建立清晰的联系
在六西格玛项目与经营目标、发展战略之间建立清晰的联系。管理者们要让人们清楚地看到,每个人或每个项目团队的工作与组织的经营目标或工作重点都是紧密联系的,要让每个人都清楚地看到他们能为组织做出的贡献。
4、成功的短期战役
在引入六西格玛管理的初期,打一场成功的短期战役十分关键。因此,第一轮六西格玛项目必须要在六个月的时间内完成。如果首轮项目完成的时间超过六个月,则人们对六西格玛管理的信心和期望将会急剧下降。这对后续工作的推进是十分不利的。
5、树立标杆
选好“种子队员”。他们有双重作用:打好第一场战役,让人们看到六西格玛管理是能够在本企业中成功的;另外便是树立“标杆”,让人们看到身边的榜样。
6、宣传成果,激发积极性
宣传和展示首轮六西格玛项目的成果,激发人们更大的积极性,用成功“滋养”成功。
管理者对企业引入六西格玛管理应该做出长期的考虑,并且将它与企业的发展问题紧密结合起来,该给实施六西格玛管理一个理由。如果管理层对此是盲目的,在许多企业中,管理层不能积极地参与质量改进活动的一个直接原因是:他们将质量改进活动看成是额外的工作,与组织“真正”的工作没有关系。要获得组织最高管理层的支持与积极参与,质量改进的关注点就必须与组织的经营战略目标紧密联系。但是,只有当高层管理者看到质量是他们实现经营战略目标的手段时,管理层才会改变他们的做法,否则,质量工作只会是额外的负担。