一般是毕业生毕业一个月后，学校开始向档案接收单位寄送毕业生档案。
首先，毕业生在毕业前需要填写档案里的相关材料——毕业生登记表、奖惩情况表。表格不能留空，自我鉴定内容要超过范围的2/3，要贴照片，数字不能写错等等。学生填好之后需要上交学生处审核，审核过了才能装入档案袋。
其次，辅导员对学位授予仪式通知书、个人成绩单、就业通知书、入党志愿书进行分装。虽然这些资料并不是每个人都有，但它们一般集中在学院或者可由学院统一操作。
再次，学校把每个人已有的材料入袋之后，接着就是要到档案馆领取条形码和档案寄送方案。条形码有两种，一种是暂缓就业，另一种是正常派遣。
最后，按暂缓就业、本校升学、正常派遣以及特殊情况把全部档案分成四类，通过机要的方式寄送到用人单位。每个学生有一个唯一的机要号，但是只能用于查询档案到档情况，不能查询档案目前寄送的地址。
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