如何编好ERP物料编码.pdf

一、物料编码的定义和意义
物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下：
·增强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
·提高物料管理的工作效率
物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。
·利于电脑的管理
物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。
·降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
·防止物料舞弊事件之发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。
·便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。

二、编码的原则
合理的编码，必须具备下列基本原则：
·简单性
编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。
·分类展开性
物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。
·完整性
在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。
新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。
·唯一性
物料编码的唯一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。
·一贯性
物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。
·伸缩性
物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。
·组织性
物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。
·适应电脑管理
电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。
·充足性
物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。
·易记性
在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。
三、关于物料编码和BOM的标准化的一些探讨：
在ERP的运行过程中，由唯一的物料编码编制的BOM是整个体系运行的基石。如果该基石不牢固的话，那么整个ERP就是空中楼阁，无本之木，难免不失败，就算是勉强上线，也避免不了大规模的维护和调整，会举步维艰。
所以从物料编码和BOM的编制规则、编码编制、参数定义、编码启用、编码维护等各个环节都要有一个统一的规划，才可以使物料编码和BOM规范。具体的要求如下：
·物料编码和BOM的编制规则
1）、首先，物料编码和BOM的编制要有一个规则，此规则应该符合企业、行业或者国家的产品技术标准或命名规则。
2）、物料编码和BOM与物料的唯一性是基本原则，否则系统不能接受和处理。
3）、属性的编制：这个问题涉及的范围比较广，也是企业在物料编码应用时经常困惑的地方之一。经常看到的情况如下：
a、物料的部分属性在系统中是有表可以设置的，部分属性在系统中是没有表可以对应的。一般来说，能在系统中有表可以设置的则不要在编码中反映，比如：仓库、库位、供方等，而需要经常汇总和查询的属性建议反映到编码中（即使可以在系统的表中设置），比如物料类别。
b、另外反映属性和编码的长短是关联的，反映的属性越详细，则编码长度越长，记忆难度越大；这样就会产生矛盾。陆炳辉先生（管理学硕士、计算机学士。自从1995年开始实施四班ERP系统，1997年加入EDS担任实施顾问，现任四班华东地区实施部经理，先后负责上百个ERP项目的实施。对ERP的管理精髓、精益生产管理思想方面具有及深刻的研究和丰富的经验。）曾经建议过：物料编码的含义不需要超过三个。企业需要在属性的详细程度和编码的长度之间找一个平衡点。
c、而且属性本身还是有变化的，需要留下拓展的空间。
4）编码的长度要尽可能短，同类的物料编码的长度最好要一致，尽量避免用英文字母。
5）对于虚拟、计划、可选、配置等方式的运用要理解，合理并慎重。
从上面的叙述可以看出，对于不同的企业有不同的编码规则和方式，在编码之前一定要慎重规划。

·物料编码和BOM的编码编制
物料编码和BOM的编制是一项技术标准化工作，要有专人负责。企业的管理者尤其是技术标准化的人员理解之后再编制，最好不是IT部门编制，除非以后的技术标准化在IT部门维护。
物料编码和BOM的参数定义
物料参数的设置要完整。在很多ERP软件中，对物料的赋值率是有要求的，很多软件要求是100%。物料参数不完整是导致大多数系统不能自动进行MRP或MPS的障碍。而物料属性、计划属性、成本属性、负责人、库位等不是一个部门能总结的，需要公司全体部门的通力协作。这也是很多公司把IT部门作为实施部门，之后造成项目失败的主要原因：协调不力。物料参数的完整性比完美性更重要，其缺陷可以在后期进行调整和维护。
推荐的方式是制定一个物料编码的审批表格（用固定的电子表格或者在系统里直接完善也是可以的），上面规定好每个部门所负责的参数，比如：技术部门负责编码的号码，生产部门负责定义其制造提前期，采购部门填写采购提前期和批量规则，仓库负责规定库位等等，在所有的参数完成以后，再进行到下序：物料编码和BOM的启用。
·物料编码和BOM的编码启用
物料编码和BOM的启用和编制是两个性质不同的工作。编制是技术标准化工作，需要脑力活动；而启用是简单的判断工作，检查参数是否完整。这个工作可以设置在任何相关的业务部门，但是启用要严格的限制权限，避免不合格的物料编码在系统内运行。因为调整的工作量要大的多。
·物料编码和BOM的编码维护
物料的维护比设置还要重要。这是系统运行最关键的地方。对于物料编码和BOM的增删、变更和参数的维护，是一项细致和长期的工作。在实际的运行中，我们常常看到：原有的物料编码和BOM规则往往被淡化，物料的提前期保险系数过大，工艺路线变更维护不及时造成产品核算失真或投料错误。解决以上问题的最好方法就是加强权限控制，规范变更的审批流程。和“计划的跟踪和维护比制定计划准确更重要”其实是一个道理。

四、物料编码的方法
目前工商企业所采用的物科编码方法，主要有下列几种：
阿拉伯数字法
阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是需另外准备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种：
1）．连续数字编码法
连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如： 1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“ ×1”,其物料编码无法插入（因过去没有库存或采用这种物料，故无编码），故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。
2）．分级式数字编码法
分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如此循环继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。
3）、区段数字编码法
区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。
4）．国际十进分类（U. D. C. ）这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进位分类法（Universal DecimalClassification），目前已有许多国家采用为国家规格。
所谓国际十进位分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下：
6 应用科学
62．工业技术
621．机械的工业技术
621．8 动力传动
621．88 挟具
621．882．螺丝、螺帽
621．882．2 各种小螺丝
621．882．21 金属用小螺丝
621．882．215 丸螺丝
621．682．215.3 平螺丝
采用国际十进分类的物料编码，如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时，即应加以“.”符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统，国际十进分类法所能运用之符号只有十个（0-9），故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。
英文字母法
是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中I、O、Q、Z 等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆，故多废弃不用，除此之外，尚有23个字母可利用。如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表铁金属，以AB代表铜金属......，英文字母在我国已经相当普遍，是可用的物料编码方法。
暗示法
暗示编码法是指物料编码代表物料的意义，可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为：
1）、英文字母暗示法：
从物料的英文字母当中，择取重要且有代表性的一个或数个英文字母（通常取主要文字的第一个字母）做为编码的号码，使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字，进而从暗示中得知该物料为何物。
例如：
VC=Variable Capaciter(可变电容器)
IC=Integrated Circuit(集成电路)
SW=Switch(开关)
ST=Steel Tube (钢管)
BT=BRASS Tuber(黄钢管)
EP=Ear Phone(耳机)
2）、数字暗示法：
直接以物料的数字为物料编码的号码，或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码，物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。
物料编码代表的意义：
例1： ×× × ××× ×× ××
—— — ——— —— ——
类小类形式长度厚度
钢筋直径的编码
编号钢筋直径
12 12mm
16 16mm
19 19mm
25 25mm
混合法
混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码，而多以英文字母代表物料之类别或名称，其后再用十进位或其他方式编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进位采用符号较多，故有不少公司乐于采用此种方法。
例如： M=金属物料
MB=螺栓、螺丝及帽
MBI=带帽螺栓
MBI-100=六角铁制螺栓带帽
MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角铁制螺栓带帽
MBI-106-8=3/8” x 1”六角铁制螺栓带帽