企业档案现代化管理手段有哪些？如何细化管理档案管理制度

企业档案现代化管理手段有哪些？如何细化管理档案管理制度
加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平
一、企业需加大档案管理新技术的应用
当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好地为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。
二、强化企业的知识服务能力，实现知识共享
对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统连接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。
三、提高企业档案管理人员的专业知识水平
为了更好地完成企业的档案管理工作，档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员，使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍，使成员加深对公司经营情况的理解，使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要，并且要加强档案管理人员的技能培训，使其适应于当前信息技术的高速发展，运用先进的知识管理手段更好地为企业服务。

当前，随着计算机和网络技术日新月异的发展和普及应用，大部分企业的文书档案管理都实现了现代化管理和利用，取代了部分手工劳动，减轻了档案管理人员的劳动强度，同时又提高了工作效率，使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。

文书档案的现代化管理策略：

（一）建立文书档案现代化管理制度，保证制度的有效执行。废除以前传统的落后的管理制度，在遵循国家文书档案管理基本原则之下，结合本部门的管理体制，管理方法和组织结构形式，建立现代化的适合本部分发展要求的文书档案管理制度。

（二）按照现代化文书管理规律，创新现代化文书档案管理工作机制。加强文书档案管理的主动参与机制，加强文书档案管理工作对部门发展中的重要参考作用，让文书档案管理成为部门发展的重要组成部分，主动参与部门发展活动中去，成为部门其他领域发展不可缺少的重要指导，促进和补充部门，文书档案管理工作参与公司发展规划。文书档案管理采取“年度—组织机构—保管期限”分类模式，从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节，达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。随着企业文书档案日益增多，安徽鸿博档案认为，后续的档案保管，如保险行业、证券行业、会计事务所行业的档案寄存也可以选择外包，使档案管理社会化。

　　第一章 目的

　　一. 保守档案机密；

　　二. 保证各类档案齐全完好，随时提供查询。

　　第二章 资料的保管

　　一. 整理当天入职人员的资料，并录入电脑。

　　二. 按规定存放资料，保证资料的完整无缺。

　　第三章 各类文件资料的保管

　　一. 随时收集办理完毕的文件。

　　二. 当天进行清理归档、存放。

　　三. 将重要档案、长期保留和短期保留文字材料分开存放。

　　四. 将各类文字资料建立索引文件标签及目录。

　　五. 将所有档案逐一进行登记。项目包括：资料名称编号、存放地点、保存日期。

　　六. 对于已失去作用的档案要进行销毁，机密文件用碎纸机进行处理。

　　七. 销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送部门总监审批后销毁。

　　八. 每年要清理一次档案，对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时寻取补救措施，确保档案的安全。

　　第四章 员工个人档案的保管和借阅应循规定执行：

　　一.总经理、部门A级经理及以上职位可随时调阅。

　　二.部门主管需调阅时须经人力资源部总监及人事部经理批准。

　　三.保安部在了解、调查时可经行政办或人力资源总监及人事经理同意后调阅。

　　四.其他特殊情况下借阅须经行政办或人力资源总监及人事经理同意后调阅

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