巫 珊 刘 宇
（西南油气田分公司地质勘探开发研究院科技信息档案室）
摘 要 本文从物探档案资料制度的健全、日常管理、物探涉密地质资料清理、基础设施的投入、人才的培养以及汇交工作等方面，阐述了物探档案资料管理的重要性。
关键词 物探档案资料 管理 汇交
物探档案资料是西南油气田分公司的宝贵财富和资产，是油气勘探开发工作不可缺少的信息资源。随着勘探开发工作的不断开展，为了保持这部分物探档案资料的完整性和连续性，更好地为勘探、开发生产和科研工作服务，西南油气田分公司（2000）24 号文明确规定，从 2000 年开始及以后部署完成的地震勘探野外原始磁带、成果磁带及其相关资料，交分公司研究院档案室归档管理。物探档案资料主要分为两大部分：一部分为地震原始资料，一部分为地震成果资料。地震原始资料按载体又分为原始纸质资料、原始磁带、转储光盘三类；成果资料分为纸质剖面图及其电子文档（磁带、光盘）、纸质成果报告及电子文档。油气勘探开发过程中取得和形成的所有原始资料和成果资料是股份公司的重要资产，也是今后油气田勘探开发工作进一步发展的基础。因此，做好地震物探档案资料的归档、整编、借阅和汇交工作意义重大。
1 严格按照档案法规依法治档，建立健全物探档案资料管理体制
我院物探档案资料管理工作在《中华人民共和国档案法》的直接指引下，严格按照《中华人民共和国档案法》和中油股份公司相关规定，狠抓档案规范化、现代化管理的同时，认真宣传贯彻执行各项档案管理法规，使档案人员自觉学法、懂法、执法，爱岗敬业，员工档案意识不断提高，使档案管理在法制轨道上有序地运行。院领导高度重视档案工作，由一名副院长负责分管档案工作，并纳入院领导议事日程和日常管理之中；列入各职能部门的职责范围中和院属各单位的年度业绩考核指标与档案利用人员的岗位责任制中，为档案事业的发展创造了必要条件。近年来，我院紧密围绕院质量管理体系和“内控”要求，进一步建立健全档案规范化、制度化、标准化管理体制。修订完善了院《档案管理实施细则》、《档案资料接收归档管理制度》、《库房管理制度》、《档案资料借阅利用管理制度》等制度，并纳入院 ISO9001 质量体系文件下发执行。我们工作的重点，是将各项管理制度具体落实到物探档案资料管理工作的每个环节中去，“按写的去做、按做的去写”，为我院档案管理工作不断得以提升奠定坚实的基础。
2 从细节入手，规范物探档案资料日常管理各个环节
2.1 对接收的物探档案资料进行检查与核实
对接收的物探档案资料，从形成源头入手，注重细节，抓好落实。如归档的各类资料应齐全完整，各种载体质量优良（禁用热敏纸），采用胶装或线装方式。文字报告幅面为 A4 型（210mm×297mm），附表及附图幅面可增大到 A3 型（297mm×420mm），单张附图按 A4 幅面尺寸折叠，并将附图的责任表叠在最上面。原始磁带、成果磁带必须使用新的 3490 以上档次的优质盒式带。成果磁带和转储光盘的记录格式为 SEG-Y 格式，地震野外采集的资料记录的原始磁带记录格式为地震仪器使用的记录格式。电子文件题名、内容应与纸质资料完全一致，一张光盘只能存放同一份成果报告的电子文档，介质要采用通用的 5 英寸 CDR 光盘。光盘表面要清洁、无划痕、光盘内容无病毒。光盘表面用油性笔标注题名，光盘外包装使用 1cm 厚的方形硬塑料包装盒。储存格式采用 Word、Excel 格式和通用看图软件 Jpeg 的格式，专用软件应有说明并将说明刻入光盘内。对辅助数据与磁带（盘）介质所记录的主数据的匹配情况进行检查。对电磁介质（磁带、软盘、光盘）在计算机上加载检查其存储内容，各项数据是否齐全，外封面应标识完整（工区名称、施工单位、数据名称、施工时间、测线号等）。查对无误方可在物探档案资料移交清单上签字、盖章，对不符合验收要求的资料限期整改。保证接收的各类物探档案资料齐全完整。
2.2 严格执行物探档案资料的借阅利用管理办法
（1）分公司各单位在前期工程项目、落实井位和科研工作中需使用地震磁带光盘资料，可进行拷贝复制，但不允许将原始资料带走。各单位在拷贝复制磁带光盘资料前，应填写地震磁带光盘资料拷贝申请单，交勘探开发处审批，批准后方可拷贝复制。
（2）研究院内部由于落实井位和科研工作中需使用地震磁带光盘资料，由研究院有关领导审批，审批后方可拷贝复制。
（3）分公司与外单位合作的项目需拷贝复制地震磁带光盘资料时，必须经分管勘探工作的分公司领导批准后方可拷贝复制；合作项目完成后，应将复制资料全部交回，不得向第三者提供。
（4）定期对物探档案资料借阅情况进行清账，开列借阅到期清单，主动进行催还或办理续借手续。对一些借期较长的档案，管理人员要及时主动上门、电话催回，确保借出档案的安全使用和按期归还。
（5）借阅资料应与借阅登记及借阅申请单内容相符，当面点清物探档案资料的名称、数量，并由借阅者按登记内容如数归还。
2.3 物探档案资料的存放、保管和维护
（1）将纸质物探档案资料、电子文档（软盘、光盘、磁带）根据不同要求专门分类管理。
（2）严格控制库房温湿度，温度保持在18～24℃，湿度保持在30%～50%，坚持做好库房温湿度记录。
（3）电子文档库必须防潮、通风、防尘、防纤维和各种污染，避开电磁场和核辐射源。
（4）对入库的物探档案资料，半年抽查一次。严格采取“八防”措施，使库房保管条件符合“八防”要求，满足物探档案资料管理的需要和安全保证。
2.4 运用计算机，加强对物探档案资料的管理
充分学习和运用中油档案管理 E6 系统，掌握生产环境的使用和离线客户端系统功能，全面实现物探档案信息的存储、统计、分类检索等方面的微机处理。对案卷目录、封面、背脊、卷内目录等也实现了微机打印。在大大提高物探档案资料管理规范化程度和档案工作效率的同时，也提高了档案人员对微机的应用能力和操作技能。加强对电子文件归档工作的安全监督和指导，保证电子文件在运转过程中不被人为地修改、破坏，有效防范病毒与误操作，确保归档电子文件的真实、完整、有效。我院布置了一系列有关勘探开发数据建设的工作，由院数据库 A1A2 组提出具体的工作方案，院科技科下达指令性任务给院相关科室完成，资料扫描电子化由数据库 A1A2 组专人收集整理而成 PDF 格式文档。现阶段各室正在按照本院统一要求，逐步完善电子化文档，形成统一格式，逐步上网发布，以充实、完善我院门户网站的建设。已扫描电子文档均可在局域网中查询。
3 切实抓好物探涉密地质资料清理工作
为全面贯彻落实国土资源部、国家保密局、中油股份公司与分公司办发 [2007]19 号文《关于开展涉密地质资料清理工作的通知》的要求，我们全面部署、精心组织安排，按照上级安排的任务，结合本院实际制定相应的清理工作方案；要求全体档案管理员工在做好大量档案管理工作的同时，认真学习领会好成果地质资料清理工作的相关文件，统一思想，提高认识，明确清理工作范围、目标、任务和工作进度，共同努力做到“全面清理无遗漏；数据准确无虚假；密级标定符合规定无差错；对破损的成果地质资料进行清理登记”。保证按时完成我院三大类档案资料全面清理工作任务。在清理过程中，结合我院管理利用的成果地质资料最多、工作量很大、任务繁重的实际情况，专门制定了《开展涉密地质档案资料清理工作的计划安排》。成立了以主管科研生产的副院长为组长的 13 人组成的专门领导、组织机构，全面负责成果地质资料清理工作的统一领导与管理，同时明确主管档案的室领导具体组织实施之前，对全体档案管理人员与协助参与清理工作的人员，又进行了相关内容的学习培训。
通过全体参与人员近五个月的连续加班工作，对馆藏的物探档案资料进行了全面的、认真负责的清理、录入、登记，已按实施方案和上级要求保证了全面清理工作质量。为确保清理、录入、上报定密档案资料准确性，院保密委员会组织各专业技术专家进行了专门的密级审查会，确定了上报各类定密档案资料。并依照西南司（2007）8 号文件《中国石油西南油气田分公司商业秘密管理办法》的密级划分范围对 149项涉密项目内容进行定密。
4 抓好物探资料安全保密工作，处理好保密与利用之间的关系
4.1 消除隐患，抓好物探档案资料安全保密工作
物探档案资料的安全是档案管理工作的头等大事，要牢固树立“安全生产责任重于泰山”和“以人为本”的理念，坚持“安全第一，预防为主”的方针。科技信息档案室是我院安全保密重点要害部门，在办公室和库房调整后，按各组管辖的区域重新制定了“安全区域分工负责表”，将每一间库房、办公室及设备的安全责任分解，进一步落实到每一位员工，对档案的安全工作层层落实责任。保持库房整洁，做好防光、防尘、防潮、防盗、防火、防虫、防有害气体、防霉的“八防”工作。库区按规定配备了灭火器、温度计、湿度计、除湿机、空调机等保护设备；并对设备定期维护，使其随时保持良好工作状态。对纸质、磁带、光盘等各类物探档案资料按管理要求每天进行两次温、湿度记录，出现异常情况注明并分析原因，有针对性地解决。每天下班前切断库房、办公室内一切电源，关好门窗，随时自检自查，发现安全隐患及时报告，同时提出可行性整改措施。维护保养消防系统，做好节假日安全防范工作。
4.2 处理好物探档案资料保密与利用之间的关系
正确理解保密与利用之间的关系非常重要。我们档案工作者既要树立牢固的保密观念，也要树立热心服务的思想。对档案工作来说，保密的问题十分重要，任何时候都不可松懈或麻痹。对于损毁档案较为严重的违法行为，及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。我院科研生产任务繁重，为方便科研人员借阅档案资料，负责借阅管理工作的同志动脑筋想办法，在窗口借阅的同时开展了电话查询服务，为科研人员节约了大量的时间和精力，保证了课题的顺利进行。在积极开展物探档案资料借阅利用的同时，坚持原则耐心讲解有关借阅规定，完善借阅审批手续，严把保密关，确保了无失密泄密现象的发生。做好了到期物探档案资料的催还工作。对部分逾期未还档案资料，借阅岗的同志反复查对借阅登记卡、计算机记录与库存档案资料情况，开列借阅到期催还清单；在进行电话催还的同时，将书面通知到室部、队组、个人，对一些确因课题特殊需要不能按期归还的档案资料，由所在队组长开出情况说明，按规定办理续借手续，以方便借阅利用，物探档案资料的催还率达 98%。确保借出物探档案资料的安全使用。加强商业秘密、国家机密档案资料日常管理，需查、借阅商业秘密、国家机密档案资料的，填写《重要档案资料借阅、复制、拷贝申请表》，经主管领导同意并划定查阅范围后，按规定办理借阅、复制、拷贝档案资料的手续。加强对电子文件归档工作的安全监督和指导，保证电子文件在运转过程中不被人为地修改、破坏，有效防范病毒与误操作，确保归档电子文件的真实、完整、有效。
5 加大基础设施设备的投入，强化在岗人员的培养
5.1 改善物探档案资料管理基础设施，加大设备投入
近年来，随着油田油气勘探开发档案的快速增长，油田公司始终把改善物探档案资料管理的设施、设备作为加强物探档案资料管理的重要工作来抓。对物探档案资料管理的岗位人员和办公室、库房、设备利用等进行了全面调整。物探组成立于 2002 年，现有员工 3 人，全部为中级档案管理人员，随着“南迁”工作的顺利实施，办公、库房和服务条件日趋完善，现共有三间物探档案资料库房；配备了先进的密集架（柜）、底图柜、光盘柜磁带柜、计算机、复印机、扫描仪等物探档案资料保护、整理设备。为科研生产与借阅利用人员改善了工作环境，大大提高了档案管理人员的工作积极性，使物探档案资料管理更为规范合理，使物探档案资料管理和保管条件得到了根本性的改变，满足了物探档案资料管理的需要和安全保证。
5.2 物探档案资料管理需强化在岗人员的培养
院领导相当重视物探档案管理人员业务技能的提高和知识水平的更新，尽可能地为员工创造学习发展的机会，采取在岗培训、岗位练兵相结合的方式，先后安排了 10 多名档案人员参加各类业务培训，为建设一支作风好、业务精、爱岗敬业、自觉奉献的档案管理队伍打下坚实基础。通过学习交流，增大了信息，扩大了视野，并与各二级单位同行进行了良好交流。大家深深地体会到了加强业务素质锻炼和知识更新的重要性，利用所学的知识，立足本岗，勤动脑筋，开阔思维，发现问题，迎难而上，为科技信息和档案管理出谋划策。达到“注重实效、保证质量、学用一致”的培训目的。
6 努力做好物探档案资料的汇交工作
根据《地质资料管理条例》（国务院第 349 号令）、《地质资料管理条例实施办法》（国土资源部第 16 号令）、《实物地质资料管理办法》（国土资发 [2008]8 号）、《国土资源部关于加强地质资料汇交管理的通知》（国土资发 [2010]32 号）规定，2009 年起汇交成果地质资料应同时汇交实物地质资料目录清单，纸质、电子各2份；汇交原始地质资料目录清单2份。近年来，地质资料汇交人汇交意识不断增强，地质资料馆藏机构管理服务水平不断提高，国土资源行政主管部门监管力度不断加大，地质资料的汇交、保管和服务取得明显成效。但仍存在汇交不及时、应当汇交的没有汇交、部分汇交资料质量不符合要求等问题。做好地质资料的接收、保管、利用和汇交工作，是地质资料馆藏机构的重要任务。按照规定，汇交人应同时汇交纸质资料和电子文档，汇交的地质资料应符合相关专业规范和标准，其中电子文档应汇交与纸质地质资料一致的电子文件和完整的数据库，并附带相关应用软件及说明。西南油气田分公司现有矿权 102 个，我室主要负责了其中 43 个矿权物原资料的目录清单汇交，严格按照《油气地质资料汇交细目》、《油气成果地质资料电子文件制作汇交细则》的要求，按时保质保量地完成了汇交工作。
综上所述，只要领导重视，档案人员积极努力，档案借阅利用者配合，物探档案资料的科学管理、充分利用前景是十分光明的。
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