文档管理都有哪些功能

2025-02-23 22:41:40

推荐回答（4个）

回答1：

文档管理的基本功能是“存储”，大量的企业网盘也是基于这个作为核心功能。
然而作为企业使用，就需要带来新的“管理”功能，诸如权限控制，版本管理等等，在这个层面上，几乎所有的企业网盘都是具备的，比如联想云盘，百度企业网盘，360，够快等等。
不过，网盘存的文件，是要拿来用的，而且企业的文件是要给很多人一起用的，这就涉及到文档“协作”的能力。一般来说，文档协作包括：
－共享：文档可以给多人使用，这里包括系统内分享和外部分享。
－批注：在多人使用时，使用批注可以方便的表达各自的意见。
－多人协同编辑：多人编辑以共同完成文档。
目前，大多数云盘都具备共享功能，比如亿方云、Box等等，都做得比较完善的。差异可能是否具有外发控制等能力（外发控制指外发后能保证文档的安全性，目前很多具备预览能力的云盘是可以做到只看不下载，但是对于一些特殊格式，诸如CAD，Solidworks等，预览做好是很难的，uzerme提供在线编辑能力，外发控制是很强的）。其次，标注做得好的就比较少了，巴别鸟是最突出的，桐享也有这个功能，其它的很少听说。多人协同编辑，Google Docs，一起写，石墨等都提供，不过只支持office类文档，uzerme借助其在线编辑能力，支持在线编辑的文档类别是很多的。
最后，文档管理还要考虑一个安全性问题，毕竟文档是企业的核心资产。安全包括存储的安全，也包括文档的不泄漏两个方面。存储安全通过冗余存储，数据备份来实现，而数据不泄漏包括权限控制，用户、文档级别等等。另外uzer.me的在线编辑，也在某种程度上实现了数据不落地，可用拿不走的效果，更好的保护了文档的安全。

回答2：

一般文档管理都具有存储功能，不过云脉纸质文档管理系统不仅有存储功能，还具备OCR云识别、云检索和云管理等功能。
云脉纸质文档管理系统不仅可自动快速实现纸质文档电子化，在应对大量文档时，独有的文件夹列表还可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源。
而且该系统还具备关键字检索、文件名、文件备注、文件日期、全文检索、模糊检索等功能，即便是忘记文件名，也可以通过关键词记忆，实现全文检索。

回答3：

要搞好文档管理，首先要知道文档的含义。
对于办公室管理人员来说，文档实际上是指文件与档案，这也是国人比较传统的认知。
但是，对于计算机人员来说，存放在计算机系统中的信息都是以文件为单位保存的，所以，都称为文件或文档，其定义的内涵比较泛。
现在大多数单位已采用计算机软件系统实现文档管理的自动化、无纸化，也就是大家平常所说的办公自动化系统（OA）、文档管理系统或档案管理系统等。
比较有名的办公自动化系统包括泛微、致远、蓝凌等，但办公自动化系统的文档或档案管理功能相对较弱，所以，一般都要采用专门的文件、知识、档案管理软件来管理已流转完成的文件，即文档、档案。比如，会博通综合知识管理系统，就是一种综合管理文件、档案和知识的管理系统。
采用办公自动化系统来进行文件流转，采用专门的文件、文档、档案管理软件来进行后续的存储和利用管理，是现在较为通常的做法。
关于文档管理的功能，没有一个统一的概念，但一般应当包括：文档的录入（包括元数据和文档内容的录入）、文档存储和搜索、利用管理等。有些文档管理系统，功能非常多，如会博通就是一个以文档为基础的综合性的文件、档案、知识综合管理系统。

回答4：

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