秘书工作特点

秘书工作简言之就是办文和办事，说来简单做来却难，因为事无巨细都可归到文和事的范畴中来，大到一个单位一个项目的宏观管理，小到日常工作具体事项，莫不是秘书服务的对象。“秘书工作是个筐，什么问题都能往里装”。秘书经常接触市农工商各色人等，处理各种无法遇见的事项，几乎每日都遇到棘手的问题。秘书工作能把腿跑细，把嘴皮子磨破，人们戏称秘书是“兔子的腿，八哥的嘴”，不无道理。秘书工作之繁杂了得？！ 但是，身陷文山会海零碎事物而不能自拔的秘书是文奴会隶，不是好秘书。聪明的秘书应该在纷乱中沉着冷静，会思想能行动。这就需要跳出事物苑囿，高瞻远瞩，统领全局；继而应用高超的工作艺术，运筹帷幄，决胜于千头万绪之中。 秘书应沉下心来，潜心研究本单位本行业的业务工作，虚心学习，由外行到内行，由内行到专家。只有成为业务上的智者，才能做行业的代言人和设计师。秘书须宏观了解全局事务，做到俯瞰全貌，了然于胸，切忌事无巨细统统包揽，眉毛胡子一起抓，最终主次不分，手忙脚乱。 秘书要做宏观决策的主导力量。秘书是领导的智囊，在宏观政策的制定过程中起着重要的作用。秘书的职责是为领导决策出谋划策，必须充分考虑全局事物，深刻认识和把握行业发展需求，把准工作脉络，掌握工作规律，密切结合行业特点，找到落脚点，找出矛盾点，找准切入点，充盈领导的决策框架，增强计划的可行性。秘书对事业要有深刻的思考和独到的见解。平淡如水的思想、落入俗套的计划以及墨守成规的建议不会得到领导的赏识，对实际工作也于事无补，无甚价值。 秘书还是领导决策的贯彻执行者和具体组织者，是协调员和指挥员。如果说在制定计划的过程中，秘书是以领导的角色宏观地看待问题，那么，现在则是以执行者的身份落实微观的工作分项，履行既定的工作步骤。秘书要对宏观的任务进行分解，落实到人，让宏大的工程人人有责，而且责任分明。还要加强督察，落实奖惩。虽然，秘书无须事必躬亲，但是，这个工作环节则必须由秘书勾画出来，以做引领。 任何工作都有制定计划、督促落实和评估奖惩的三个必然过程。任何一个环节缺失都影响工作成效。秘书可以全力参与工作计划的制定，但是对于后两个阶段的实施往往力不从心，因为，各单位和行业一般都有具体的责任者去执行。秘书的参与多为陪衬，过多的参与有干涉人家内政的嫌疑。如何从秘书的角度来进行督察、评估、奖惩，是需要探讨的秘书工作新领域。对重点工作的调度、对难点工作的调研以及对工作中的成功经验、先进人物的宣传推介，则是秘书的特长所在，也是职责所在，围绕核心工作，发挥职能优势，发挥特长，不失为秘书工作的合理外延。 推进工作落实要善于凝聚力量，要学会借力。如果说制定计划措施是秘书必须完成的文案工作，是硬指标；那么，工作氛围、人员心气斗志则是机关工作的软环境，也需要尽力去营造。一借领导之力，弘扬领导的思想，使之成为一种理念，成为树立行业形象，凝铸行业精神的支撑；力戒拉大旗扯虎皮，靠一把手的权威威吓群众；二要凝聚群体意愿，以全局目标为旗帜，凝聚个体和科室力量，形成团队意志。注意化解工作中的矛盾，解决突出问题；还要对个别有意见有看法的同志进行思想教育，将其团结到全局工作中来，形成全局一盘棋的良好局面。 秘书是生活在领导背影中的人物，他不可以越位成为主角，而永远以配角出现。所以，秘书要耐得住寂寞，要淡漠功名。一个决策或者一个纲领也许大多是秘书的心血，但是，总归它要以集体决定的形式出现，秘书终究会淹没在集体里；也许领导的讲话和意见是秘书的合理化建议的翻版，但是，它终究是由领导的口说出来，由领导的签字才能生效，秘书的聪颖始终被领导所遮蔽。 所以，做秘书要自尊自强，要谦逊、大度，有胆识。要乐于做群众的干事，善于做领导的参谋。实际中，许多秘书只懂得殷勤地为领导拎文件包、开车门，沦为仆从的角色，那是做秘书的悲哀。秘书更需要具备智慧的头脑，要敢于将自己的思想与领导的主张进行撞击，那种因为撞击而产生的灵光一闪，才是秘书的光芒所在。那种与领导探讨时事，最终决策的过程才是秘书工作的价值所在。 做好秘书工作要有正确的定位：对于群众是指挥员，是工作先锋；对于领导则是参谋和服务员。在具体工作的实施中，秘书要率先行动，做既有的方针政策的践行者；而在更多的时候，则必须潜行在实际工作中做观察者和思考者。秘书要自觉站在领导和领导集体的后面。后院是一块广阔的天地，它需要秘书的辛勤耕耘和收获，只有这样才会给站在前面的领导群体提供有力的支持。一个疲弱的没有活力的单位，一定缺少强劲的领导力量，究其根源，他的背后一定缺乏一个扎实肯干的秘书队伍。 即使在别人无法看到背影里也开放自己绚丽的花。人们期望一个高大的领导背后也有一位值得尊敬的秘书，秘书应该以振兴自己的单位和行业为己任，不记名利，乐于奉献，在无人欣赏的幕后勤谨做事，为他人做好嫁衣，我们坚信，每一场盛大的舞会都由幕后人员的辛勤劳动为保障，每一个成功的将军麾下总有诸葛的锦囊和勇士的刀剑。愿秘书在属于自己的园地里都有所收获。

　　一、秘书工作的定位 秘书是领导者的综合辅助人员，负责沟通信息、辅助决策、综合协调、会议、草拟文件、时间管理等主要职能。秘书既是管理人员，也是业务人员。秘书工作的主要目的是为领导者提供及时、真实、准确的信息，让领导者的决策依据更为充分、科学，并推动决策有效地落实。 秘书工作，是秘书群体围绕领导者进行管理过程中所开展的一系列辅助性和服务性的工作。
　　二、对秘书的要求 秘书工作的特殊性要求秘书一定要有过硬的文化素养和较高的工作能力。首先，作为领导的秘书，应该稳重干练，坚持正确的政治方向。一个秘书要有清醒的政治头脑，在重大原则和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能见风使舵，左右摇摆，随随便便发表议论。《省委书记》一书中为我们展示了一位年轻秘书，郭立明，在一念之间的失误，使他的前途毁于一旦，因为省委副书记宋海峰帮他给父母找到房子，所以他与宋海峰走的较近，后来宋海峰出事他也被牵连了。本来这位秘书也是很认真负责的，他有一本很厚的工作日记，记录贡开宸书记的每一点活动。但就因为没有把持住自己，以贡开宸的名义替宋海峰传话，违反了组织纪律，而受到了惩罚。 其次，作为领导的秘书，要想领导所未想，时刻替领导着想，保持清醒的头脑。《省委书记》中还有一位优秀的秘书——焦来年。他不仅成熟稳重，还把与贡开宸有关的事情都记得清清楚楚。比如有一次贡书记自己都忘记了“11·14”家庭聚会，但焦来年却记得，并且为之做了准备。还有一次贡书记在办公室想事情，焦来年就一直等着，因为他明白贡书记的心思，他预料到贡书记会有事要他去办。 第三，作为一个秘书，要知道什么该说，什么不该说，要严格遵守保密性原则。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸，对什么该说什么不该说，必须心中有数，不能为了哗众取宠、一时兴起而口无遮拦。否则，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能损害领导者的形象，于工作、于己都不利。郭立明之所以被免去秘书的职务就因为他没有坚持原则，因为一点小恩小惠就立场不坚定了，所以他不能成为一名优
　　秀的秘书。因此作为一个秘书，要经得住考验，纯净自己的心灵，端正自己的人生观与价值观。 第四，作为一个秘书，要具备良好的人际关系和协调能力。秘书每天都要和上司、同事、来宾、部门等接触和打交道，因此必须乐业敬群，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系，从这个意义上说，秘书应当是一位出色的公关人员。 特别是和领导的相处中，更应该处理好自己和领导的关系。理顺与领导的关系，尊重而不奉承吹捧，主动而不越位脱轨，服从而不盲从附和。 最后，作为一个秘书，要有一定的智谋，工作要积极，要有思想，能为领导出谋划策。焦来年总是能够给贡开宸一些好的建议，他很清楚地知道什么时候该说话，什么时候不该说话，他在“大山子”的问题上给贡开宸的帮助很大。因此，焦来年应该称得上是一位称职的好秘书。
　　 三、秘书工作的任务 秘书工作的任务主要分为三类： 第一类是日常程序化工作。接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品等等。󰀀 第二类是领导临时交办的工作。在日常工作中，有时遇到重大事件时，领导要经过深思熟虑才能做决定，而这种决定往往是临时性的，此时就需要秘书积极地响应领导，使领导的决定落实下来。 第三类是智囊性的辅助工作。作为一个秘书，应是领导工作的辅助者。秘书人员应具备辅助决策的意识，提高辅助决策的能力，做领导的参谋和助手。当领导遇到比较困难的问题时，秘书应迎难而上，及时为领导者排忧解难。 总的来说，秘书其实是一项很有挑战性的工作，要做一位合格的秘书是需要付出巨大地努力的。因此，我们这批未来的秘书应该勇敢的迎接挑战，努力学习，为将来的工作打下坚实的基础。在当今这个发展较快的时代，我们要想在社会上有立足之地，就一定要有足够的能力，机会永远只会给有准备的人。我们要适应社会的发展，就要不断地学习，提高自身的能力。