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档案数字化管理有什么好处？大家知道哪家公司做这方面软件比较好？谢谢了

2025-03-03 17:26:04

推荐回答（5个）

回答1：

档案数字化管理的好处
传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长，该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期，档案管理工作任务愈加繁重，而传统管理模式工作量大、时间长，阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术，能够显著提高档案管理工作效率，特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能，可以节约档案管理人员的查询时间，满足用户档案资料的需要，实现对档案信息资料的充分利用。具体而言，数字化档案管理具有如下优势。
1. 提升企业的经济效益
随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。
2. 提升了档案利用效率
传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以随时随地查找档案，充分利用档案资料。
3. 提升档案管理工作效率
数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。

回答2：

与“纸质档案管理流程”相比，档案数字化管理具有4大优势。
1、各业务系统归档的数据、文件生成版式文件，并可以添加电子签章确保不可篡改。无需打印纸质文件、人工盖章，提升效率。
2、归档过程由“归档服务”自动完成，可以接收业务系统推送数据，也可以主动定时抓取数据。通过预置的“归档范围”等规则自动处理归档数据，免去纸质档案邮寄、人工分类的操作。
3、档案管理系统中“收集库”和“管理库”分开，整理、组卷、鉴定功能完善，对不同角色用户开放不同权限、不同功能，简化操作。
4、档案文件电子化存储，支持对文件和条目的全文检索，支持借阅在线处理，权限、借阅时间通过流程审批控制，到期自动收回赋权，简化管理过程。
综上，在档案管理的过程中，无需打印大量单据或文件，无需对已有电子文件的档案通过拍照或扫描方式数字化；无需在归档和借阅过程中通过物流快递邮寄大量纸质档案。这些都可以直接节省大量成本费用。
泛微文书定借助泛微在行业中20多年，服务于87个细分行业客户所沉淀的经验，为组织档案管理的制度规范提供建议、为组织存量档案的数字化扫描提供服务、为组织档案工作的开展提供系统支撑，满足组织从纸质档案到电子档案的全生命周期管理的需求，实现了电子档案生成、收集、归档、借阅、统计、利用、鉴定、销毁的全过程管理。

回答3：

一、档案数字化管理给搜索、查找、即时阅读带来的便捷是毋庸多言的，能够简化并极大提高管理的质量和效率。

二、许多纸质或其他实物档案，由于年月已久，只要动一动就会散裂或尘化，损毁风险极大，通过数字化采集图片、视频、尺寸、材质、介绍、文字描述等内容就可以在未来相当长一段时期保证原档的完好性，并且便于供需要的人进行参考。

三、有些单位将档案数字化管理系统连接了自动化设备，从而实现了档案数据库与档案原件的对应和快速取阅、档案原件存储的温度、湿度和所在档案库的具体位置、档案库（室）的自动报警功能触发等等功能。

由于每个用户对档案数字化管理的需求各有差异，所以很多通用化的产品难以满足各用户因管理流程差异所导致的不同应用。

中南大学图书馆、湖南大学图书馆、湖南大学档案馆、湖南师范大学图书馆都是委托我公司订制开发的，因为他们的应用需求有非常大的差异，无法套用。

希望我的回答能够对你有帮助。

回答4：

档案数字化管理有什么好处？
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。
它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等，是档案数字化的专业人员。
数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先，数字档案可实现档案管理的数字化和自动化，便于检索和借阅，有效的提高工作效率。其次，数字档案可以联通档案孤岛，进行整合，实现资源联通共享。再者，数字档案可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。
档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

回答5：

档案数字化的意义：即将大量纸质文档通过先进的电脑设备转变成可供电脑方便查阅的电子影像文件。
其一：利于档案的长期保存、节省档案存放空间
其二：利于高效管理和快速查阅
其三：利于数据共享，提升发展速度、跟上国际步伐
档案数信息化市一项需要大量人力物力的工程，其主要由数字化扫描加工及条目录入、档案管理软件开发、数字影像存储设备及数据库服务器系统集成三方面组成。

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