对于古代中国各朝代来说，想要国家稳定最重要的是对土地和人口的控制，而古代对人口的控制主要手段是户籍制度。对于历朝历代来说，编制户籍档案是政府最重要的一项工作，其中明代的黄册是中国古代历史上户籍档案的典范。
明代档案制度系统较为完善，管理严格，促进户籍制度发展
1、从收集整理到保存管理，明代档案系统十分规范和严格
明太祖朱元璋在制定黄册制度时就想着要制度化、系统化它，希望它能够延续许久，所以在户籍档案工作的收集和整理工作上做了严格的规范、保护和限制。作为档案管理工作的工作之始，收集和整理工作所规定的条例及其明确且兼具可行性和明确分工。
当然，最开始的工作是制作黄册，做成表格，成为空白的“清册供单”后发给里甲中居住的百姓，待百姓按要求和规格填好相应的信息就开始收集工作。
首先是里甲制下里长将10甲的“清册供单”装订成册送交县衙，县衙再对其中的人口数量、人户田地、生产总数的增减进行校对，核对无误后上交府衙。
府衙再核对一遍收集的黄册后送至布政司，布政司检查完毕、标明日期、签字画押盖上官印、装订成册后再送至户部，户部汇总最终呈上给皇帝。收集整理工作就是在严格遵守这样一层层政府机关的筛选和检查的程序后，得到全国人口、财产信息的。
步骤有序，分工严谨，责任分明。除了收集当年的人口档案信息，明代政府还十分注重收集历史档案，鼓励百姓将旧档案上交。
在《皇明诏令》中这样记载：“其或迷失散在军民之间者，许赴官司送纳。”
进呈之后便将黄册入后湖黄册库进行下一步的保存整理工作。户籍档案的整理依照既定的规章制度对其进行进一步详细的统计、分类、造册和驳册，让档案整理工作井然有序同时准确无误。每次大造黄册入库后，专门的档案管理官员对收集上来的全国档案数目加以统计，同时再做最后的检查工作。
若是发现黄册有误，会在该本黄册册面上印上“驳”字，也就是所谓的“驳册”，该册也将成为废册，不入黄册库，废册发还原地经过修改在入库保存成为正册。
入库的正册则会分门别类，按照规定的排序和要求放置和保存。明代黄册十年一造，先按时间分类入库，然后按全国区域划分，同时结合年代性和区域性。
保存贮藏工作并非意味工作的结束，明代档案保存中特别注重防潮、防虫、防火和防盗，《后湖志》记载：““库匠，先年俱行应天府所属八县编签看守晒晾历年黄册”、“敢有将火过桥者，治以重罪”，这些都不难看出明代保存管理工作的严肃认真。
2、专业性的档案库房成立，促进了档案制度的科学管理和发展
户籍档案中记录了全国人口、财产重要信息，对于它的保存保卫工作必须做到滴水不漏，明代档案库房定址于后湖，后湖作为永久保存明代户籍的国家档案库房，其选址和建库都是经过深思熟虑和百般挑选。
黄册户籍档案属于国家的机密档案，其存放地点自然是要隐秘、安全、稳定，而明代将户籍档案库房最终定位于南京后湖（现今玄武湖），充分利用了天然地理优势和人力资源结合。
根据《后湖志》记载：“后湖之广周遭四十里，中突数州，断岸千尺”，相当于湖中岛与外部隔绝，湖水为档案库提供天然的屏障，不仅保卫库房还能防火。
此外，明初朱元璋定都南京，后湖离京城南京城近，方便皇帝和户部随时利用、查验黄册，即便后来迁都北京，还是没有改变后湖档案库的地位和重要性。
黄册库库房的建造也同样大有玄机，由于是在湖中岛上建造库房，四周环水，岛上湿气大本来是不利于纸质的资料保存的。于是黄册库在设计建造时改为东西走向前后开窗，以便通风和日晒，去除湿气和防止发霉。
此外，根据岛上地势和位置，分设东南西北前后六库房，每次十年大造黄册，都需要上报皇帝和工部，经过审批方可开工。
除了库房的建造和设计保障，库房的安全还有专门的库房管理和守卫人员，主要分为三类：管册人员、大查人员和巡湖人员。
管册人员由正式官职的官员、监生、办事吏、医生和匠役组成，主要是在库房进行管理工作，大查人员顾名思义，就是专门检查黄册的官员，巡湖人员则是由兵马指挥司将兵和户部官员组成，共同保证黄册库房安全的人员。
除了上述安全保证，明代政府还为档案库存提供充足的财政经费支持和法律保障。
《后湖志》写到：“弘治四年至弘治九年，为清查册籍，仅伙食费和物品费用达一万两白银”、“岁月必须七八年，费资必得万余两”。
同时为了保证户籍档案工作的顺利展开，明代制定一系列法律，比如《大浩》、《大明律·户律》，其中《大明律·户律》7卷95条，全是涉及人口、户籍、土地、徭役等一系列社会经济的法律条文，可以说是古代历史上最全面的户籍立法了。
户籍档案管理普查性和震慑性色彩，保证各部门工作的正常进行
1、严格细致的户籍档案制度，起到了很强的人口管理和普查作业
户籍制度产生的根本原因在于管理人口，它将人口、土地、财产等重要信息以书面落实下来，非常直观地以文字和数字组合的形式呈现给统治者。
户籍制度最早起源商朝，经过多个朝代的历练仍被统治者所重视。历代统治者在新旧政权更替时，为了巩固自己政权的稳定，首要事务就是整顿和制定国家新的户籍制度，同时辅以户籍档案管理制度。
大明王朝也不例外，普查国家人口信息仍是明代户籍档案制度的最根本作用，且普查功能跟强大，兼具普查国家土地、税收粮食信息的作用。
上文就有提到，地方政府发给百姓空白的表格，让百姓将需要填写的信息填好再上交，其中就包括家庭人口信息、粮食收成、土地状况等等，在经过层级政府机关的查验。
最终到达后湖黄册户籍档案库时，就包括有全国人户、人丁总数量、田亩总数目、夏秋税粮总数，完全实现人口、田亩、税粮普查功能。洪武十四年后，黄册制度逐渐完善，也就同时意味着一套完整、有序、系统的户籍档案制度和信息普查系统的形成。
2、清晰明了的制度具有强烈的震慑性，起到维护政权的作用
虽然明代与前朝差不多，对于户籍档案管理是“重保藏轻利用”，但是清楚明了的利用制度还是对当时的社会具有较强的震慑作用，起到维护王朝统治的作用。对于户籍档案管理明代设有严苛的法律条文加以保障，无论是收集整理还是保存管理，各个环节都严格要求。
但凡出差错便是处罚，无论军民不论贵贱，所以就是完善、系统的户籍档案管理制度和严明的法律大大威慑了大明的军民，使之在户籍档案管理过程中做到对明王朝、对朝廷、对皇帝应有的敬畏。
此外，后湖户籍档案库对于查验的官员也进行一定程度的震慑，明朝政府严格限制进入后湖档案库的官员，还规定不允许府、州、县及以下政府机关的官员进入后湖抄写黄册。只允许在库房管理人员陪同下查验，查验立即离开，以防泄密。
正如提出建议的大臣杨廉所说：“军民户籍大势不敢紊乱者，诚惧籍册之独在后湖也”。
档案管理工作的执行不力，加重了国家和百姓的运行负担
1、严重的执行不力现象，使得档案管理制度达不到最初的效果
虽然明代户籍档案制度是较为完善的制度，好的制度若没有好的人员来执行那将发挥不出其优势。历史事实证明，明代中后期的户籍档案管理工作确缺乏这样关键的因素。
上文就谈过，明代户籍档案管理中执行的最关键三者是：皇帝、后湖黄册档案库的管理人员和全国各级造册人员，而出问题也就出在这三者上。
明代户籍档案收集整理过程中各级地方政府的造册人员贪污舞弊，后湖黄册档案库的档案管理人员消极怠工，而最关键的就是当朝的统治者，皇帝对户籍档案工作的不重视、不过问。
明成祖朱棣
明初的朱元璋作为开创黄册制度和户籍档案工作的皇帝，自然是十分重视户籍档案的运作，且朱元璋向来严惩贪污腐败、消极怠工的官员，在这位勤劳、严格的开国皇帝统治下，官员们都做到尽可能尽善尽美。
明成祖朱棣虽然不及他勤劳的父亲，但是同样作为杀伐果断的皇帝，对于官员执行户籍档案中不作为仍加以严惩，朱棣自己也十分重视后湖黄册库，即便迁都北京也没有搬迁或新建档案库。
可是到了明代中期，随着明代几位奇葩的皇帝登上皇位而导致出现宦官专政、道士当权、内阁权臣当道等等局面，也就同时催生官员贪污腐败、消极怠工的出现。
根据史料记载，正德七年至十五年间，仅江西布政司黄册就被虫蛀六千多册，正德十五年送至后湖黄册库的一万黄册不到一年坏册占比60%。洪武、永乐年间的黄册“纸壳面上如旧”，这就意味着在正德年间黄册户籍档案工作做得完全不如朱元璋、朱棣在位时期那样完美和严谨。
2、严重的贪污腐败现象，使得百姓在户籍制度下苦不堪言
正所谓“上有所好，下必甚焉”，上位者一旦有什么喜好，就会以极快的速度影响下级的行为。皇帝荒淫无度、无心过问朝政，下面的官员自然而然也对工作不上心、消极怠工、贪污舞弊。
在户籍档案工作中，每十年一次大造的黄册是基础，从基层开始的黄册编造收集好坏直接影响着明代户籍档案工作的实施，问题恰巧就出现在基层官员上。
明代黄册制度和里甲制度相辅相成，编制黄册的基层人员基本上也是里甲组织下的人员，可是里甲制度下的里长却不是正式官职的官员，而是各地人丁、粮食多的地主阶级，所以在编制黄册时避免过重的徭役，难免会出现舞弊现象。
同时里长贪污舞弊同时还会勾结衙门的里书书手、算手那些负责计算和书写钱粮的官吏，他们虽没有大权，却能够随意填写黄册上数字，所以导致受贿、讹诈等现象发生。
每逢大造黄册之年，里书就会巧立名目向百姓征收各种费用，同时还接受里长得受贿。
明代充分利用户籍档案对社会经济、政治和文化的重要影响，加强对户籍档案管理工作的执行和实施，在维护政权权威、巩固王朝统治、保证基层治安、普查全国人口基本信息上得到想要的结果。除此之外，明代对于户籍档案的保存管理上做出的安全保障的意识值得现代国家档案管理的重视，当然明代中后期因为封建制度和皇帝制度下导致原有户籍档案制度崩溃也是值得深思的一方面。
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