如何写好一封商务信函

　　商业信函格式
　　同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。
　　1)信封
　　(1)信封的种类
　　信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。
　　(2)信封的内容
　　①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。
　　②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。
　　③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。
　　根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。

　　(3)国外信封书写格式。为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：
　　①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
　　邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。
　　②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。
　　③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：
　　1)航空(By Air-Mail)；
　　2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；
　　3)快递邮件(Express)；
　　4)包裹邮件(Parcel Post)；
　　5)印刷品(Printed Matter)；
　　6)样品(Sample)；
　　7)商业文件(Commercial Papers)；
　　8)密函(Confidentia1)；
　　9)亲启，私人信(Private)；
　　10)赠品(With Compliments)；
　　11)如无法投递，请退某处(1fimdelivered，please re-turn to......)；
　　12)保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed)；
　　13)留存邮局(Post Restitute／Care Postmaster)；
　　14)无商品价值样品(Sample(s) of no commercial Value)。

　　2)信文
　　信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。
　　3)附件
　　商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。