书信由笺文及封文两部分构成.
笺文即写在信笺上的文字,也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等等.笺文是书信内容的主体,书信的繁简、俗雅及至其他方面的风格特征,几乎都由内容主体决定.
封文即写在信封上的文字,也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等.封文是写给邮递人员看的,使邮递人员知道信从哪里来,寄往哪里去；万一投递找不到收信人,还能将信退给寄信人.完整的书信应该是笺文封文俱全,并且将笺文装入写好封文的信封内,然后将口封好付寄的.
书信的分类与格式
书信分为一般书信和专用书信两大类.一般书信主要有家庭成员之间的家书类书信,朋友和同事之间的问候类书信、请托类书信、规劝类书信、借贷类书信、庆贺类书信等.这类书信多用于个人和个人之间.专用书信主要有表扬信、感谢信、邀请信等.这类书信多用于单位与人、单位与单位之间.
一般书信由信封和信瓤两部分组成.信封是显示于外的东西,信瓤则是信的正文.
（一）信封的书写格式
信封分为竖式信封与横式信封两种.现在所通用的则是横式信封.
信封上应准确填写下列内容：
邮政编码 中国国内,除台湾省外,已经开始使用统一的邮政编码.邮政编码是由阿拉伯数字组成,用来表示邮局和它的投递区域的专用代号.目前的邮政编码由6位数字组成.例如吉林省长春市第五中学的邮编是130061.书写邮政编码时要注意,信封正面左上方空格内应填写收信人所在地邮政编码,而右下方的空格则是发信人所在地的邮政编码.
收信人的详细地址 寄往城市家庭的,要具体写上收信人所在的省（市、自治区）、市（县）、城区、路、街（弄）和门牌号码,如果是高层建筑,还应写上室号.寄往农村家庭的,则要写出省、县、乡、村甚至街.寄往收信人工作单位的,不仅要写上收信人详细地址,还应写明单位全称和具体部门.书写地址时,可在一行内写完,也可分两行写出.在大地名和小地名、地名和号码之间,都应空开一个字的位置.
收信人姓名 姓名要写完,不能省略.常见的错误写法如：“老王”、“小杨”、“董事长”.在收信人姓名后面空两个字的距离,写上“同志”、“先生”、“小姐”等字样,也可以不写.千万注意的是,信封上不要使用写信人对收信人的亲属称谓,这是因为信封主要是给投递员看的,如写上“×××伯父收”、“××爷爷收”等就有可能引起投递员的不悦.
寄信人的地址和姓名 寄信人的地址和姓名必须写在信封上,因为当由于某种原因这封信不能寄达收信人时,邮局必须以此点信息退还所寄信件.“本市王寄”、“内详”之类做法绝不可取.
上述情况,主要针对邮政信件.如是托人捎带的信件,则应该在信封上方偏左的地方,视具体情况,写上“请交”、“面交”、“烦交”等字样.如捎信人熟悉收信人的地址,则不必写出收信人的地址.写信人的地址一般也省略,只写“××托”、“×××拜托”即可.有时,为了表示对捎信人的尊重与信任,或信件的内容一般,不涉及公私秘密者,信封以不封口为好.
（二）信瓤的书写格式
信瓤是书信的内页,一般分为开头、正文、结尾、署名、附信等几部分.
1.开头.开头写收信人的称呼,要单独成行,顶格书写,表示尊重和礼貌.称呼之后加上冒号,以示领起下文.
平时对收信人如何称呼,信上也如何称呼.写给长辈的,按长辈称呼,如“祖父”、“伯父”、“伯母”等；写给平辈的,比自己年长的称“哥哥”、“姐姐”等,比自己年幼的,称“弟弟”、“妹妹”等,也可以直接称呼名字；写给晚辈的,可以直接写名字.
2. 正文.这是信的主要部分.寄信人要向收信人询问、回答,叙述的内容,都在这里表述.
正文要另起一行,空两格写起,转行时顶格.根据内容可适当分段,它包括以下几个方面内容：
（1）单独成行,空两格写起.向收信人表示问候.
（2）另起一段,空两格写起.说明何时收到对方来信,表示谢意；或者询问对方情况,表示关怀.总之,应首先谈对方的事情.
（3）谈自己的事情.每一件事都要分段写,使对方一目了然.回答对方的问题要有针对性,有的放矢.
（4） 可写有何希望、要求或希望再联系的事项.
3．结尾.一般是写表示祝愿或敬意的话.普通的信多用“祝你健康”
、“此致”、“敬礼”之类的话.祝愿的话可因人、因具体情况选择适当的词,不要乱用.
结尾的习惯写法有两种：
（1） 在写完正文之后,紧接着写“此致”,另起一行顶格或空两格写“敬礼”.
（2） 不写“此致”,只是另起一行空两格,写“敬礼”、“健康”、“安好”等词.一定要另起一行空两格,不得尾缀在正文之后.也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”,再空两格写上“安好”、“健康”等.
4.署名.是书信的最后一行,署上写信人的姓名.署名应写在正文结尾的右方空半行的地方.如果是写给熟识的亲属、朋友的,可加上自己的称呼,如第、妹等.后边写名字,不必写姓.如是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上.名字后边,或在名字的下一行右下方,写上发信的年、月、日,以便于收信人查考.
5.附言.有四种情况：
（1）附告详细地址.初次通信或写信人的地址有变动,应把通讯处或详细地址通知对方.
（2）托带问候的话.如“请代问婶子好”.有的是别人托写信人代向收信人问候,如“姐姐附笔问安”.
（3）附件说明.信中附有照片、票据等,要加以说明.
（4）附加的话.信写完以后,发现还有内容要补充,可以加在后面.为醒目起见,常见“另”、“又”或“还有”开头.或先写附加内容,最后注明“又及”或“某某（写信人的名字）又及”作为结束.
写作基本要求
由于书信是人类借助文字交流思想感情、互通信息或联系各种事务的一种方式,因此在撰写书信时,态度要诚恳,意想要鲜明,叙述要清楚,内容要具体,语言要得体,书写要工整.这样才能使实现交际的目的.
书信要用毛笔黑、或蓝色水笔、圆珠笔写.不能用铅笔,以防模糊不清.也不能用红笔写,这会让对方以为是绝交信.信纸要用专门信纸或稿纸.
（1）称呼、问候用语及信中语气、措词要符合写信人的身份.
（2）要考虑收信人的文化水平及经历,使收信人看得懂信.
（3）要抓住重点,力求写的充实、圆满、简短.
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