NoteExpress的数据添加，是最基本的操作。大致有三种办法:
第一，手工录入这是最无奈的作法。在References中选定或添加需要的目录，然后在题录框点鼠标右键，新建题录。选择题录类型，再按需要逐项填写。
作为初用者，这里有几点需要注意。一是题录类型要准确，如"期刊文章"、"书"、"学位论文"等等。颇感不便的是没有"电子文档"一类，以收录如"简帛"、"简帛研究"等网站的文章。只好用"通用"代替。二是所有题录类型的字段都没有月份、日子。在处理书籍时，想加入月份数据;处理网站文章时，想加入月、日，都没有现成的位置。无奈，只好以"日期"字段充用。相应地，网站文章网站名也没有现成的地方填写，可以放在"期刊"中。网文详细地址倒是有"链接"现成的字段。
一条数据录入之后，点按上端三个按钮中的中间一个，保存并退出。如果再要录入下一条，循环进行就行了。
第二，从数据库中检索导入。对作简帛、作中国古代史的朋友而言，有三个数据库常常用到。一是CNKI即中国知网，二是北京大学，三是北图联合编目中心。
先说CNKI。目前开发者推荐的，是先在CNKI中检索，批量选中所欲添加的题录，保存题录，另存为文本文件，再用开发者提供的Filter导入。或者在保存题录后，全选，拷贝，再在导入题录中选择"来自剪贴板"，导入即可。需要注意的是，CNKI的版本很多，只有使用相应的Filter才能正确导入。
其实还有一种比较简易的方法。就是先用医学文献王，用其鼠标右键的保存功能，将保存下来的题录导入至文献王，再导出，再导入至NoteExpress。这实际上涉及到第三个方法了。
北大、北图的数据，是关于图书的。可以批量检索、导入。比如可以拿"简牍"、"楚简"、"秦简"或者某位学者名作关键词，检索起来，结果一批一批的。还可以用"中华书局"、"文物出版社"作关键词，命中的书目更多。不过，这种检索总是有问题，有些常见书也可能出不来。要当心哦。
第三，从别的文献管理程序中转入。如果自己或朋友有现成的数据，就可以免掉很多麻烦。如果也是NoteExpress的数据，可以直接打开，再作其他处理。如果是其他软件，NoteExpress作好了对应的Filter，只要正确地导出、导入，就可以了。[5]
折叠题录引用
应该补充说明一下，题录就是我们通常所说的文献。因为这不是文献本身，而是文献的标题及相关信息，NoteExpress开发者叫它题录，也许更恰当。
我们大家作题录库，一个心照不宣的意图，是为了在写作时，能即时插入需要的题录。而不要到那时才一一翻检并且逐个输入。
在NoteExpress中设计中，题录插入主要是靠Word插件完成。虽然这个功能对我们这个行当来说，基本上是个无用的累赘，但还是介绍一下为好--不然开发者可能会感到委屈。
NoteExpress正确安装，重新启动word后的NoteExpress工具栏如下图所示:
通过NoteExpress菜单"菜单--->选项--->Word插件"，也可以启用或者停用这个插件--建议在对这个工具栏感到心烦时立即执行"停用"。
点击NoteExpress的References(题录)文件夹或其子文件夹，选中题录列表中的一条或多条题录(reference)--这个选择也可以通过搜索实现，尤其当题录太多时--回到Word窗口，在文档需要插入题录信息的位置，点击工具栏上的"插入引文"。
点击工具栏上的"格式化参考文献"按钮，在出现的"格式"窗体中选择要使用的输出样式，点"确定"按钮，完成引文格式化。
如果需要撤消"格式化参考文献"的结果，点击"引文及参考文献去格式化"按钮。
如果引入论文中的某些参考文献信息的格式化已经完成，而不想被再次改变，可以先在文中选中之，然后点击"清除所有域代码"按钮。清除所有域代码后，再点击"格式化参考文献"或"引文及参考文献去除格式化"时，对本篇文章中该文献信息不再产生影响。
不得不说明的是，这个功能看上去很美，实际上用处并不大。因为它所产生的题录，只有尾注一种。
这个补充方法，是NoteExpress的"格式化拷贝"。当我们选中所欲插入的题录后，按鼠标右键-格式化拷贝，再转到WORD文档的插入点粘贴，一条题录就插入了。这样的插入位置是可以自己随意选择的，当然我们会比较多地用于脚注或尾注。[5]
折叠输出样式编辑
在引述题录时，样式(Style)很重要。通过工具-输出样式-选择输出样式，将需要的题录输出样式确定下来，才能使文档中的引述题录符合投稿对方的要求。
不同的刊物、出版社，对注释的要求往往有异。NoteExpress大概会通过逐渐积累，建立国内外一些常见刊物对文献征引的样式。不过，在目前阶段，用户自建样式是不可避免的。今后NoteExpress输出样式多起来，也不可能包罗万象，有时还是会要自己动手。
编辑输出样式，其实比较简单。通过工具-输出样式-输出样式管理器，可以自由地改造或创建样式。下面先说创建。
点击新建，进入样式编辑器，选择参考文献-模板。点击"题录类型"按钮，选择适合的类型，如通用、期刊文章、书。这时编辑框中出现相应以"通用"、"期刊文章"或者"书"为名的编辑条。然后多次点击"插入字段"按钮，在需要的位置选择字段，如"作者"、"期刊"、"标题"、"年份"、"期"等等，并在其间按需要输入标点、插入分隔符(目前版本分隔符有问题，开发者已承诺改进)，然后保存。保存时会提示文件名，输入你所定义的期刊或样式名即可。
改造是利用现有样式来作的。在管理器中选择一个与需要近似的模板，对其加以改造，以符合自己的需要。这样会简单一些。但这样作会有一点麻烦，即采用这样作出的样式引用题录时，会出现多余的段落标记，需要一一删去。
在同行之中，样式往往相同。因此，朋友之间可以把作好的样式交换。最直接的方法，是在样式目录(NoteExpress/Styles)将其拷贝出来，放到对方这一目录，再在样式管理器中按"刷新"，这个样式即可显示出来，并为你所用。
NoteExpress中许多场合不能即时更新，而是需要手动刷新，这应该说是不便之处。以后大概会改进。[5]
折叠题录操作
在NoteExpress的题录框中，点击鼠标右键操作或者在工具栏的题录栏中，都有新建题录、编辑题录、删除题录、为题录新增笔记、格式化拷贝、标记以及移动到文件夹、链接到文件夹、复制到文件夹等指令。
1、新建题录。详见"NoteExpress的数据添加"的"第一，手工录入"。
2、编辑题录。这通常是在现有题录需要修改时的操作，方法同上。
3、删除题录。这个最简单，选定欲删除的题录，点击删除，确定，一条或者一批题录就不复存在。作起来痛快，但可要小心哦。
4、为题录新增笔记这是NoteExpress的特别设计。选定欲建立笔记的题录，为题录新增笔记，为新笔记拟定一个文件夹，在出现的日记编辑界面编辑笔记。这个过程也可以是逆向的。即先在右侧的数据库框中点选Notes，出现笔记编辑界面，再书写笔记。需要时将笔记链接到题录。这种功能并不特别实用。等你题录、笔记都很多的时候，如何顾得过来。像在其他文献管理程序那样，将笔记建在题录中，老老实实地一条题录、一条笔记，好像更实用。
5、格式化拷贝。这实际上是对题录的引用，说见"五、NoteExpress的题录引用"。
6、标记。这是给题录作标记。选项有从0到4，共5项。其含义由我们自己赋予。比如，我们可以把0看作无，把1看作有(即自己是不是有其全文)。还可以进一步把1看作有纸质文档，把2看作电子文档。
7、移动到文件夹。选定题录，移动到文件夹，指定欲移至的文件夹，所选题录便在原文件夹中消失，而存在于所移至的文件夹中。
8、链接到文件夹。选定题录，链接到文件夹，指定欲链接的文件夹，所选题录便同时存在于原文件夹和新链接的文件夹中。
9、复制到文件夹。选定题录，复制到文件夹，指定欲复制的文件夹，所选题录便同时存在于原文件夹和复制到的文件夹中。[5]
折叠搜索与查重
1，搜索
NoteExpress的搜索功能作得简单实用。点选欲搜索的文件夹--References或者Notes，在搜索对象框中输入欲搜索的字段(作者、标题、关键词等等)，回车，满足条件的题录或笔记，就会全部列出。
NoteExpress还设有Seachers文件夹，其中Recently Seachers中保留有最近搜索的结果(保留的个数可在工具-选项中自己定制。
NoteExpress的搜索也有不足，就是不能缩小范围，比如仅仅在References中的某个子文件夹中搜索。因而也多少有点不便。
2，查重
NoteExpress的查重功能是新近增设的，显然还不够成熟。用法是:工具-查找重复题录，在待查重文件夹中选定欲查重文件夹，在待查重字段中选定字段，按查找，重复的题录便显示出来。你可以将重复题录中的不需要者删除。
初步测试，目前版本这个功能的问题有三:
第一，虽然可以选定子文件夹，但实际查找范围仍然是整个References。所以毋需按照名义上的标示去作选择子目录这种无用功。
第二，查找结果不是按作者排列。
第三，也是最重要的，无从了解这些重复的题录属于哪一个子文件夹，从而也就难于判断是重复录入，还是有意为之(比如通过复制和链接功能有意建立的重复题录)。在Biblioscape中有一个非常贴心的设计，就是我们可以通过鼠标右键，查看任一题录属于哪个文件夹。这是值得NoteExpress尽快师法的。
打开noteexpress，然后找到题录这个文件夹，右键单击这个文件夹，记住一定是要单机这个文件夹，因为要新建一个存放导入文件的文件夹
在打开的右键菜单里，选择新建文件夹，作为存放导入的文件的文件夹
在这里会回提示你给新建文件夹重命名，输入新的文件夹名称，比如文件夹名称为leadership
右键单击该文件夹，然后选择【导入文件】，打开导入文件对话框
如图所示就是导入文件的对话框，点击【添加文件】按钮，打开一个浏览文件的窗口
找到你要导入的文件，然后点击【打开】，返回到了主对话框
在主对话框，点击导入按钮，开始导入，当你看到成功提示的时候，说明你导入成功。你会看到成功的导入了三条记录
在主页上点击导入全文
在跳出的页面上点击添加文件
选择要导入的文献，可以是pdf格式，也可以是word、txt、caj格式的文档。
点击“导入”，然后会看到导入成功的提示，这时就完成了文献的导入。
对于题录的导入，建议大家使用快捷键ctrl+m,按键盘上的“ctrl”和“m”键，会跳出导入题录的页面。
“来自文件”选项的末尾有“…”符号，点击这个符号，然后找到你要导入的题录，点击“打开”。
点击“开始”导入，您会看到成功导入了一条题录的提示
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