建筑项目印章如何管理使用？

（1）建筑项目印章管理常见问题以下六点：
1、【总部用印量大、频率高】集中式管理存在印章量多、用印频繁的情况，造成印管员工作繁重，无法发现违规用印的产生。
2、【印章外带较多】 总部印章外带到银行、工商、税务等机构用印时，需要专人陪同，耗费人力也难以满足业务需求。
3、【用印无法监管】 线上OA审批后，线下以印管员监督为主，容易产生偷换文件。
4、【异地用印】 异地用印成本高，风险大，时间周期长。
5、【销售外带监管】 销售员外带印章签订合同，无法把控合同条款，导致未经审核盖章。
6、【分支机构用印难管控】 分公司印章自行保管下，总部难以掌握分支机构的盖章文件及内容。
（2）该如何解决建筑项目印章的难题呢？
1. 完整的印章备案：实时掌握分公司印章种类、数量、状态、用印统计分析等；
2. 层级授权审批：通过层级的授权审批，适当下给予用印审批权限，有效监督和管控分支机构；
3. 自助式盖章：集中在文印室盖章，用印人员通过授权自助启动印章设备，进行解锁盖章；
4. 外带安全：用印人员外带印章设备，用印时间、地点、盖章文件实时上传数据，总部可远程实时监控管理，无需行政人员陪同。
5. 防控风险：实现线上审批+线下用印无缝实时对接，通过闭环式的用印管理，有效防止偷盖印章。

建筑行业以土地、房屋建筑物为主要经营对象，由于建筑企业项目众多，每一个建筑项目投入“生产”时，都需在当地建立项目部门，难免沟通协作效率低、管理水平低、印章与文件管理监控不利。

通过电子印章技术，实现传统的线下文件审批盖章流程在线化。建筑企业各个产生部门可介于电子印章管控平台实现各类合同或其它各类型文件审核签批在线化。通过系统管理员设定的流转审批流程，用印文件线上传输、审批、盖章（或签字）、存储了实现“流水线、批量化”操作：

（1）项目申请到实施审批：

将建筑项目生产各个环节纳入到电子印章管控平台中的关键节点，项目申报审批文件介于平台即可快速流转，加强各环节沟通协同能力，缩短项目审批周期。

（2）总部与分支印章管控：

电子化的印章使用模式之下，总部可将实体印章集中管控，各地项目实施部门需要印章时只需在线提交用印文件审批即可，总部接收申请并确认后可及时用印。

（3）文件在线流转与存储：

平台会同东方公证处等权威机构，为签署完成的文件提供存储公证服务，保障文件安全性。在线化的“数字文档库”节约存储空间与管理精力，提升文档管理效力、降低成本。

电子印章一体化应用小结：改善建筑企业印章使用分散、滞后的现状，实现印章管控向一体化、数字化、集约化转型，推进建筑企业项目生产与实施在合同文件审批盖章环节的效率与风险控制能力。

建筑行业印章的问题：1.印章分散，分子公司或者项目遍布全国，印章多，对总部来说印章使用的情况更无从知晓，没有有效的管控手段；2.印章外带处于无监管状态，风险巨大；3.印章使用者徇私舞弊对未经授权文件盖章；4.出现黑章事件，取证困难，给企业带来巨额损失

很多企业印章管理不到位，公司老板作为企业法人，承担巨大的法律风险，印章在哪里？谁在用？用在哪里？包括合同的调查等都是问题点
解决方案：无法是公章、合同章、法人章、财务专用章、还是个人四张，都可以装入阿达玺智能硬件内，接入有效电子签章和电子签名平台，对用印实现全流程闭环管理，可以实时的跟踪用印人员、用印时间、用印位置和用印文件等相关情况，并对所有使用记录存证和统一管理
解决异地用章及外带印章存在的困难与风险、大幅提升各分子公司在外地开展业务的用章效率、节约用章管理成本、加强印章安全管控、用印文件可溯可查

（一）完善管理制度
“制度是执行的基础”，因此，企业要建立健全企业印章管理制度，按照制度要求设立印章使用流程，对印章管理人员的责任和权利进行明确，保证管理制度的内容涉及印章管理的发放、使用、交接、外借、回收等各个环节。在印章刻制发放时，要保证印章需求属实并且理由充分；在印章使用时，要对用印文件进行检查，保证用印有登记、有审批；在印章进行交接时，要保证有备案留存；在印章外借时，要防范随意用印的风险，印章归还时，要对外出用印文件进行备存；在印章回收时，要对印章的完整性进行检查，与发放时的印章式样进行对比。此外，要将各类印章的适用范围进行明确，加强印章的规范化管理，避免印章混用的现象，让印章的管理有规可依、印章的使用有制可循，从管理的源头避免用印风险事件的发生。
（二）强化风险意识
首先，企业应大力加强对印章管理相关知识和印章涉及的管理风险的普及宣传，不仅要提高印章管理人员的管理能力和管理意识，同时也要加强企业管理层及其他员工对印章管理的重视程度，改变盖章只是一种形式、盖章不用负责任的想法，增强用印的风险意识，避免违规用印、错误用印、随意用印的行为，在企业内部形成合规、合法用印的意识与习惯。另外，企业应加强印章管理人员的责任意识，在日常的印章管理过程中，要根据管理制度的要求来进行管理，坚持管理原则，保证印章的存放安全、使用安全、交接安全。
（三）加强印章管理的督查
印章管理风险在企业的经营管理过程中属于潜在风险，但是风险一旦暴露，则一般会出现较大的问题。印章的管理内容比较细小、琐碎、重复，因此印章管理人员在管理时容易出现疏漏，但是小疏漏很可能造成大问题。为保持印章管理人员在管理过程中的警惕性，印章的归口管理部门应加强对印章管理的督查，发现问题及时整改，避免大风险的出现。
（四）加快电子印章的上线
在遵守有关法律法规的前提下，电子印章的使用具有和传统印章相同的法律效力。完成电子印章的上线，将电子用印与印章使用流程联通，在线上完成印章审批流程后，可自动加盖电子印章，这样就能避免提前用印、混乱用印、无审批用印、伪造用印的现象，实现印章的规范化使用。