电子签名在企业人事管理中起来哪些作用？

人力资源管理的信息化、智能化管理的前提，就是信息的电子签名化。

电子合同作为电子签名技术的主要应用在人力资源领域的应用是自去年开始，像入职、转岗、调动、离职是应用的典型环节，能够解决了点到面的问题。而身份确认、远程认证的技术、云的技术、安全技术的发展利好电子签名的推广，电子签名在未来会将成为趋势。

人力资源作为“推动经济社会发展”的第一资源，信息化于之已势在必行。特别是对于制造业、餐饮业、零售业等劳动密集型产业，员工流动高频且大量，往往需要多达数十个的印章调用及管理，而且纸质合同产生的大量用纸、打印、邮寄、仓储等成本，一些大型公司不仅需要为纸质劳动合同规划专门的仓储空间来存放，同时对仓储空间的温度、湿度等都有严格的控制要求，甚至在员工离职多年后，还需定期组织销毁累积的大量历史资料，人力、物力、效率问题日趋严重。

电子劳动合同由于全线上签约管理，并采用了实名认证、防篡改、第三方取时技术，在保障产品符合《中华人民共和国电子签名法》对“可靠电子签名”的四要素要求的同时，免除了集团HR邮寄、打印、核对纸质合同的工作，既加快了效率、降低了风险，也提高了员工办理入职手续的体验度和满意度。

人力资源中内部劳动合同签署、网络招聘合同签署、薪资、考勤等表单签名、OA系统在线审批盖章都可以使用电子签名。

企业可通过调用第三方电子合同服务商接口的形式，将主体身份验证、电子签章等接口对接到自己的业务系统中，在自己的平台网站签署电子合同。如众信签作为权威专业的第三方电子合同平台，提供一站式电子合同签署、管理、保存服务，并且在人力资源行业拥有众多案例，下图是众信签为某人力资源企业定制了接口对接方案，HR录入员工信息并创建合同，通过接口验证员工真实身份，员工通过短信链接查看签署合同，降低成本、提高效率。

近年，电子签章在人事工作中的应用逐步深化，从“人事证明自主盖章”到“电子劳动合同普及应用”。目前，围绕企业员工“招聘、入职、在职、调岗、离职”等各个阶的文件已经全面实现电子签约，HR工作提效看得见。

电子签名技术借助于第三方签署平台，或与企业现有人事管理系统集成，为组织人事全生命周期管理过程中的证明、合同、函件、通知、协议等文件提供便捷电子签约、自动归档管理服务。帮助众多中大型组织优化95.43%的人事管理成本、提效90%。

电子签名技术与人事管理系统集成技术原理如下：

拥有电子签名技术后，企业人事管理入、转、调、离30+种签署场景可实现在线快速签约。

招聘

面试登记表、背景调查授权书、入职通知书/offer

入职

新签劳动合同、返聘协议、实习协议签署、入职文件签署（员工手册、保密协议、竞业协议、入职告知书等）。入职材料上传（学历证书、体检报告、履历表等）

在职

员工在线自主申请开具“人事证明”：包括在职证明、收入证明、工作证明等、续签劳动合同、调薪申请函、员工跟投协议、股权激励协议签署

调岗

工作调动通知书、岗位异动通知函、人员调岗信息确认单、调动申请交接单

离职

离职协议签署、离职证明

电子签章平台便捷应用，助力HR高效签署

• 电子模板库应用：为不同人事文件提前预设模板，草拟合同、协议、证明可一键套用，自动生成。

• 合同到期提醒：便捷配置合同“终止日期”，劳动合同到期自动提醒，防止超期忘签、漏签。

• 关联历史劳动合同数据：历史合同信息自动带出，HR快速核对薪酬、岗位等相关信息。

• 员工信息导入、核验：HR提前在后台导入新老员工身份信息及手机号，批量通知员工提前认证身份，确保信息可靠，防止合同发错人。

• 批量发起合同：劳动合同、跟投协议等签署量大、签署对象多的文件，HR可以快捷导入签署人信息，1条流程批量发起签署，无需反复操作。

• 合同批量盖章：劳动合同等需要企业盖章的高频签署文件，支持一键勾选、批量盖章，提升签署效率。

• 扫码签约：招聘会现场不确定签署方信息可以生成签署二维码，员工扫一扫自动填写信息、在线签约。

• 指定签署位置：通过“指定签署位置”，签署中可以一键锁定签字、盖章位置，提升签署效率，有效防乱签。

• 格式文件自动盖章：证明、通知等格式文件审批后、在线自动盖章，减少HR机械化工作。

• 文件发错人自动撤回：支持“接收人身份未验证，文件不允许查看、下载”。股权激励文件等如果填错手机号、身份认证不符，系统自动提醒、HR一键撤回，防止合同泄露。

人事工作作为组织管理的核心一环，是众多组织业务数字化转型的第一站。安全、便捷的电子签章应用帮助企业HR提效、打通管理全程数字化的最后一公里。契约锁电子签章凭借在人力资源领域丰富的服务经验，随时为各行业组织提供覆盖人事管理全生命周期的电子签署服务，助力组织的人事数字化建设。